Quanto costa la gestione di un magazzino

I costi effettivi di stoccaggio del magazzino costituiscono una delle chiavi della pianificazione finanziaria. Molto dipende dal tipo di azienda e dalla quantità di merce conservata, quindi il calcolo preciso per conoscere quanto costa la gestione di un magazzino si deve calibrare sul caso specifico. Tuttavia esistono delle formule che si possono applicare per fare un conto.

I calcoli devono tenere in considerazione svariati fattori. Certamente è impegnativo acquisire i dati e riuscire a stabilire la spesa da sostenere per organizzare e gestire lo stoccaggio delle merci, ma è un'operazione essenziale per stabilire il budget e calcolare il profitto.

Indice dell'articolo

1. Costi di magazzino: quali sono le spese più importanti
2. Come calcolare i costi di stoccaggio di un magazzino
3. Come ridurre i costi di magazzino

All'incirca le spese di gestione del magazzino si aggirano sul 25% del valore delle scorte disponibili. Ovvero se si mantengono stoccati prodotti per 1.000€, il costo si attesta sui 250€. Chiaramente si deve fare una verifica delle singole voci che costituiscono le uscite. Nel conto devono comparire le spese relative al magazzinaggio; ai servizi come movimentazione, assicurazione, oneri amministrativi, macchinari, controllo e tasse; rischi come furti, danni dovuti a incendi e allagamenti o all'obsolescenza.

La percentuale varia a seconda dell'entità delle singole voci del bilancio riferite al magazzino e ovviamente alle dimensioni dello stesso. In linea di massima calcolare il 25% del valore fornisce una buona indicazione, tenendo presente che potrebbe salire anche al 30%, ma con l'ottimizzazione dei costi e dell'attività si possono contenere le uscite economiche. Conoscere la spesa può essere utile anche a decidere la quantità di merce da conservare per calibrare in modo appropriato il lavoro da svolgere nella vendita e nella distribuzione. Di seguito approfondiremo i vari aspetti, grazie anche alle informazioni messe a disposizione da logisticaefficiente.it, esperti affermati nel settore.

Costi di magazzino: quali sono le spese più importanti

Come si calcolano i costi del magazzino? La complessità dell'operazione non deve scoraggiare, ma è bene tenere conto di tutti i fattori che influiscono sulla spesa relativa a stoccaggio e picking. Definire le uscite economiche serve a predisporre un budget realistico e avere un'idea più precisa sui profitti. Prima di iniziare a fare i conti, è utile sapere esattamente quali sono gli elementi su cui ragionare. Le principali cinque tipologie di spesa riguardano:

• logistica inbound, ovvero l'insieme dei processi propedeutici alla produzione dei beni o dei servizi che l'azienda vende alla propria clientela. Nello specifico si tratta di approvvigionamento delle materie prime utili allo scopo e il loro stoccaggio;
• logistica outbound, cioè tutte le attività riferite alla fase successiva alla produzione. Sono le operazioni da svolgere prima di consegnare i prodotti ai compratori. Ogni passaggio ha i suoi costi, quindi bisogna calcolare la spesa per:
• stoccaggio;
• inventario;
• picking;
• confezionamento;
• spedizione;
• software di gestione;
• e si devono aggiungere altri elementi nel caso ci siano ulteriori attività o strumentazioni utili allo scopo;
• mantenimento del magazzino, non si riferisce solamente alla movimentazione dei prodotti stoccati. Vanno calcolate le spese riferite al mantenimento come affitto, utenze, misure di sicurezza, personale dedicato, programmi informatici per la gestione;
• gestione dei documenti riferita alla produzione di ordini, fatture, bolle di accompagnamento che avviene ogni volta che vengono movimentati i prodotti stoccati, sia per l'inserimento in produzione sia per la consegna al cliente e per l'acquisto di nuove materie prime. Ci sono costi da sostenere;
• logistica di ritorno, riferita alla merce restituita per vari motivi. Ciò significa dover reinserire in magazzino i prodotti che sono stati fatti uscire e successivamente restituiti per errori commessi nella consegna, difetti o altro. Ci sono costi di gestione da calcolare per la merce da movimentare, catalogare nuovamente e tenere nel magazzino.

Da un lato devono essere calcolate le spese per sapere quanto costa la gestione di un magazzino e predisporre il budget necessario. Dall'altro lato è necessario intervenire per ridurre i costi. Ottimizzare le attività e quindi le uscite aiuta a rendere sostenibile il proprio business. Potrebbe essere una buona idea affidare il proprio magazzino alla gestione esterna, così da avere esperti che possono occuparsi della logistica a un prezzo definito.

Come calcolare i costi di stoccaggio di un magazzino

La pianificazione finanziaria dell'azienda richiede la massima attenzione a ogni dettaglio e soprattutto a tutti i costi da sostenere. Lo stoccaggio delle merci e la gestione del magazzino influenzano in maniera importante il bilancio, per cui la parte della logistica e l'organizzazione delle scorte sono ambiti da affrontare con il giusto approccio. Fare i conti con precisione non è facile se non si conosce il caso specifico, ma ci sono metodi che aiutano a raggiungere l'obiettivo.

Il primo passo prevede la misurazione del magazzino, tenendo conto dell'intera superficie affittata per stoccare i prodotti. Una volta completata l'operazione si possono calcolare i metri quadri. Ponendo di avere, per fare un esempio, una profondità di 50 metri e una lunghezza di 70 metri, si fa una semplice moltiplicazione: 50 x 70 = 3.500 metri quadrati. Questo è il primo dato utile al calcolo delle spese.

Per determinare i costi di 12 mesi bisogna sommare il canone di affitto, i servizi pubblici, i contratti di sicurezza, la pulizia e tutte le spese connesse alla gestione e al mantenimento. Quindi si aggiungono i salari del personale dedicato con tutti gli oneri del caso, assicurazione sanitaria, contributi e tasse inclusi. Inoltre si devono contare anche le uscite relative alle attrezzature, alle polizze assicurative, sempre tenendo conto del periodo di riferimento.

Tutti questi dati portano a conoscere la spesa totale generale per i 12 mesi presi in considerazione. Dividendo la cifra ottenuta per il numero dei metri quadrati del magazzino si ottiene il costo al metro. Si pone, ad esempio, che la somma sia di 750 mila euro: 750.000 : 3.500 = 214,29 euro al metro quadro.

Questo tipo di calcolo indica con precisione la spesa da sostenere e serve soprattutto se si intende acquisire una nuova struttura rispetto a quella esistente. Generalmente i costi si aggirano sul 25% del valore della merce custodita nel magazzino.

Tuttavia se si desidera, come è giusto che sia, essere più specifici, si può dividere la somma delle spese annuali per il numero di unità gestite. Supponendo di avere 500 mila unità, si ottiene il costo unitario in questo modo: 750.000 : 500.000 = € 1,50. Paragonando tale spesa con i ricavi e le aspettativa, si può avviare l'ottimizzazione per ridurre i costi della gestione del magazzino.

Come ridurre i costi di magazzino

L'attenta gestione del magazzino consente di ottenere risparmi e soprattutto i prodotti sempre disponibili per la spedizione ai clienti, alle filiali o ai fornitori. Servono investimenti e tutti i costi devono essere vagliati con cura. Ci sono differenti strategie per contenere la spesa.

Le voci da prendere in considerazione sono molte, dal canone di affitto alla manutenzione con utenze, riparazioni, pulizie, dalle misure di sicurezza ai programmi informatici gestionali, passando per i costi del personale, salari e oneri vari. Come già si è visto, ci sono molti fattori che influiscono sulle uscite finanziarie per la logistica. L'elemento che le lega tutte è uno: all'aumentare delle dimensioni del magazzino, quindi dei prodotti stoccati, crescono tutte le spese relative a tali voci.

Quali sono le soluzioni per ottimizzare costi e gestione del magazzino? Ci sono diverse azioni da intraprendere che permettono di abbassare la spesa per la gestione del magazzino:

• riduzione degli sprechi che si ottiene eliminando gli articoli obsoleti che non servono più, come ad esempio prodotti che hanno raggiunto la scadenza, sono deteriorati o fuori moda oppure fuori stagione, non più adatti alla vendita;
• utilizzo degli strumenti appropriati in base alle dimensioni del magazzino, scegliendo software che possono semplificare le procedure aumentando la qualità del lavoro. Si mantiene il completo controllo sulle merci in entrata e uscita, nonché sul loro stoccaggio e sulla movimentazione;
• sfruttare l'outsourcing per affidare ad aziende esterne specializzate la completa gestione del magazzino con stoccaggio, spedizioni e tutto quanto occorre. Loro mettono a disposizione spazi, pianificazione tecnologie per tutte le fasi dall'entrata all'uscita con personale qualificato. L'operazione determina un costo preciso e contenuto.

Disponi di un magazzino? Quali sono i costi che devi sostenere e come li calcoli? Condividi con noi la tua esperienza nei commenti!